BPM son las siglas de Business Process Management, o gestión por procesos de negocio. Se trata de una metodología que busca identificar, modelar, analizar, optimizar, automatizar y monitorizar los procesos internos de una organización con el fin de mejorar su rendimiento.
A diferencia de otras formas de organización más rígidas y jerárquicas, la gestión por procesos pone el foco en las actividades que generan valor para el cliente y en cómo estas se desarrollan de principio a fin. En lugar de pensar en departamentos aislados, se diseña el trabajo como una serie de procesos transversales, donde distintos actores colaboran para cumplir un objetivo común.
El enfoque BPM ayuda a las empresas a ganar en agilidad, trazabilidad y eficiencia. Permite entender cómo fluye el trabajo, identificar cuellos de botella, aplicar mejoras continuas y alinear las operaciones con los objetivos estratégicos.
La aplicación de BPM va mucho más allá de una mejora puntual. Es un cambio de mentalidad que transforma la forma en que una empresa gestiona su operativa diaria. Entre sus principales utilidades destacan:
BPM permite traducir la estrategia empresarial en procesos concretos y medibles. De esta forma, cada tarea que se realiza en la organización tiene un propósito claro y contribuye a los objetivos globales.
Al modelar y documentar los procesos, se obtiene una visión clara y completa de cómo funciona la empresa. Esto facilita la detección de ineficiencias, la toma de decisiones basada en datos y la mejora continua.
Al optimizar procesos redundantes o mal estructurados, se reducen tiempos de ejecución, errores y costes operativos. También se evita la duplicidad de tareas y se incrementa la productividad de los equipos.
Una vez modelados y optimizados, los procesos pueden automatizarse fácilmente con tecnología. Esto libera a los empleados de tareas repetitivas y les permite enfocarse en actividades de mayor valor añadido. Puedes profundizar más sobre este punto en la guía sobre automatización inteligente.
Una organización que gestiona sus procesos de forma eficiente responde más rápido, entrega productos o servicios con mayor calidad y ofrece una experiencia más consistente, lo que mejora la satisfacción y fidelidad del cliente.
El BPM no es una acción aislada, sino un ciclo continuo de mejora. Este ciclo puede dividirse en varias fases interdependientes:
Se comienza identificando qué procesos existen en la organización, quiénes participan, cuáles son sus objetivos y cómo se ejecutan. Esta fase se apoya en diagramas y herramientas visuales que representan las etapas, tareas y responsables de cada proceso.
Una vez modelado el proceso, se analiza su rendimiento actual. Se detectan cuellos de botella, pasos innecesarios, fallos de comunicación o tareas manuales que podrían automatizarse. El objetivo es identificar oportunidades de mejora realistas y medibles.
Con base en el análisis anterior, se plantea un nuevo diseño del proceso. Esto puede implicar eliminar tareas, reorganizar flujos, asignar nuevos roles o incorporar tecnología. El rediseño debe simplificar el proceso sin comprometer su eficacia.
En esta etapa, se implementan herramientas tecnológicas que permitan ejecutar el proceso de forma automática o semiautomática. La automatización no solo acelera el flujo de trabajo, sino que reduce errores y mejora la trazabilidad.
Una vez automatizado, el proceso se pone en marcha. Es clave realizar un seguimiento continuo para comprobar que funciona correctamente y detectar posibles desviaciones. El uso de indicadores y métricas permite evaluar su rendimiento en tiempo real.
El ciclo BPM no termina con la ejecución. Se alimenta del aprendizaje generado para seguir mejorando. Se pueden lanzar nuevas versiones del proceso, incorporar feedback de los usuarios y adaptarse a cambios del entorno empresarial.
La gestión por procesos se apoya en herramientas que permiten modelar, ejecutar y monitorizar flujos de trabajo de forma visual e integrada. Entre las más efectivas destacan las plataformas low-code, que permiten diseñar soluciones personalizadas sin necesidad de programación avanzada.
Un buen ejemplo es Flexygo, una plataforma que permite a las empresas construir aplicaciones de gestión por procesos totalmente adaptadas a su realidad. Con Flexygo se pueden:
Además, la filosofía modular de Flexygo permite implementar soluciones BPM en diferentes áreas de la empresa, según las necesidades específicas de cada departamento.
La gestión por procesos no es solo una teoría de gestión. Su aplicación práctica en entornos reales demuestra su capacidad para mejorar la eficiencia operativa, la trazabilidad y la agilidad empresarial. Gracias a la flexibilidad que ofrece Flexygo como plataforma low-code, muchas organizaciones han podido implementar sistemas BPM personalizados en áreas clave de su operativa diaria. A continuación, se presentan algunos ejemplos que ilustran cómo esta metodología puede traducirse en mejoras concretas dentro de la empresa.
Bruno GMAO es una solución construida con Flexygo para gestionar procesos de mantenimiento preventivo y correctivo. Su diseño permite modelar el flujo completo desde la notificación de la incidencia hasta su resolución, con tareas automatizadas, asignación de técnicos, control de materiales y generación de informes.
Al aplicar BPM, las empresas pueden evitar tiempos muertos, reducir el coste de paradas imprevistas y mantener un historial completo de todas las intervenciones.
En el área de recursos humanos, la gestión por procesos se traduce en mejoras claras como tiempos más rápidos de respuesta, mayor trazabilidad de solicitudes y una mejor experiencia para el empleado.
Sebastian HR Portal permite modelar y automatizar procesos como la gestión de vacaciones, aprobación de gastos, procesos de onboarding o evaluaciones de desempeño. Todo ello bajo un enfoque BPM que conecta a los diferentes responsables del proceso y proporciona visibilidad sobre cada etapa.
Adoptar un sistema BPM no es solo una decisión técnica, sino un cambio estratégico que impacta en la forma de trabajar, coordinarse y evolucionar como empresa. Al poner los procesos en el centro, se gana en eficiencia, calidad y capacidad de adaptación.
Gracias a soluciones como Flexygo y a su enfoque low-code, aplicar BPM ya no está limitado a grandes corporaciones. Cualquier empresa, sin importar su tamaño, puede modelar, automatizar y monitorizar sus procesos con herramientas accesibles, potentes y adaptables.
Gestionar por procesos es avanzar hacia una empresa más ágil, más conectada y más preparada para los retos del presente y del futuro.
Socio fundador y CEO de AHORA
David Miralpeix es considerado el ideólogo de flexygo. Esta herramienta Low-code con IA integrada es el resultado de más de 33 años desarrollando software y liderando proyectos en sectores tan dispares como la Banca, Seguridad, Gabinetes jurídicos legales, Fabricación, Producción, Distribución, Servicios, Promoción, Calidad y Comercialización Inmobiliaria.
