La importancia de los DMS

Hoy en día parece impensable que una empresa pueda subsistir sin una gestión documental, y aunque es verdad que cada vez estructuramos la información en bases de datos mediante el empleo de formularios electrónicos, aún le queda una larga vida al documento.

Recordemos que cuando hablamos de un documento nos referimos a prácticamente cualquier tipo de fichero sea un documento como tal, una imagen, un audio, un vídeo o una presentación en cualquier formato.

Un sistema de gestión documental asegura una información organizada y eficiente, que favorezca la productividad empresarial. Además, favorece la eliminación del papel que a su vez repercute en una mejora para el medio ambiente.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización de una forma centralizada de forma que los distintos actores de la empresa puedan acceder a ellos si procede.

¿Qué ventajas ofrece?

  • Centralización de la información documental.
  • Capacidad para definir niveles de seguridad en el acceso a los distintos actores.
  • Facilidad de localización, de búsqueda y para compartir los documentos.
  • Supone una mejora en el ritmo de los empleados haciendo que los flujos de trabajo sean más eficientes y efectivos.
  • Una mayor seguridad de la información al no tener posibilidad de deteriorarse o perderse el documento físico.

¿Qué ofrece flexygo en lo referente a la gestión de documentos?

Al tratarse de una herramienta de desarrollo low code, empleada para desarrollar cualquier tipo de aplicación, no podíamos dejar de lado el incluir una serie de componentes que nos permitan la articulación de un gestor de documentos o de imágenes. Flexygo incluye su potente Document Manager, que permite asociar cualquier tipo de documento a cualquier objeto que se diseñe en la aplicación (Clientes, Partes, Artículos, controles de calidad…). De esta forma todo queda perfectamente clasificado y accesible según los niveles de seguridad que se defina para cada objeto.

Además, incluye una herramienta centralizada que nos permite localizar y acceder a cualquier documento de una forma rápida y sencilla. De esta forma las soluciones flexygo y la gestión documental van integradas y de la mano.

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